II. Платформа для навчальних закладів

7. Використання Outlook Web App

7.5. Робота з календарем і завданнями

Програма Outlook Web App — не просто поштовий клієнт, а інструмент, який допоможе вам керувати своїми справами. Для цього у вашому розпорядженні буде календар, що дозволяє планувати зустрічі й зібрання, та окремий засіб для керування завданнями.

Календар Outlook Web App, який відображається після клацання команди Календар у лівому нижньому куті вікна Outlook, більше орієнтований на застосування у робочому процесі, а тому дещо відрізняється від календаря Windows Live.

Зокрема, у ньому немає такого об'єкта, як день народження, і не створюється календар державних свят. У той час як у календарі Windows Live є три подання — день, тиждень і місяць, у календарі Outlook їх чотири — день, робочий тиждень, тиждень і місяць. Для робочого календаря можна задавати відображення тих днів, у які у вас є заняття. У календарі Windows Live можна створювати події, справи і дні народження, а у календарі Outlook — лише зустрічі та запрошення на зібрання; засоби для керування завданнями містяться не в календарі, а окремо.

Можна відстежувати різні аспекти завдань, зокрема дати початку і завершення його виконання, важливість, ступінь виконання тощо. Якщо завдання потрібно виконувати по кілька разів, його можна зробити повторюваним.

Створення зустрічі

Зустрічами називають події, обов'язковим учасником яких ви є. Для зустрічі у календарі можна додати вкладення, вказати подробиці, настроїти нагадування. Можна також створити повторювану зустріч — вона регулярно додаватиметься до календаря автоматично. Якщо йдеться про такі події, як педрада, батьківські збори, відвідування театру тощо, створіть у календарі об'єкти категорії «зустріч».

Увійдіть у Office 365 під своїм обліковим записом. Відкрийте Outlook Web App. Перейдіть до розділу Календар. Виберіть дату події та виконайте команду Створити>Зустріч. Уведіть тему зустрічі, розташування (місце, де вона відбудеться), зазначте час початку і завершення. Клацніть кнопку Зберегти й закрити і перегляньте календар.

Створення зустрічі, що періодично повторюється

У браузері Internet Explorer перейдіть на сторінку https://login.microsoftonline.com й увійдіть у систему під своїм обліковим записом Office 365. Відкрийте Outlook Web App.

Перейдіть до розділу Календар. Виберіть дату події та виконайте команду Створити>Зустріч.

Уведіть тему зустрічі, розташування (місце, де вона відбудеться), а також час початку і завершення. За потреби задайте відображення нагадування про цю подію. Клацніть кнопку Повторити і вкажіть параметри повторення події.

Клацніть кнопку Зберегти й закрити та перегляньте календар.

Надання спільного доступу до свого календаря

Ви можете надати спільний доступ до календаря будь-якому контакту з глобальної або власної адресної книги.

Увійдіть у Office 365 під своїм обліковим записом. Відкрийте Outlook Web App. Перейдіть до розділу Календар. Відкрийте меню Спільний доступ і виконайте команду Надати спільний доступ до календаря. Вкажіть контакти, яким хочете надати спільний доступ.

Вкажіть, які дані мають бути доступними іншим користувачам під час перегляду вашого календаря, і клацніть кнопку Надіслати.

Робота із завданнями

Для планування робіт, пов'язаних із перевіркою зошитів, підготовкою до уроків, підвищенням кваліфікації, створюйте в Outlook Web App відповідні завдання.

Увійдіть у систему Office 365 під своїм обліковим записом. Відкрийте Outlook Web App. Перейдіть до списку завдань, клацнувши відповідний розділ у нижньому лівому куті вікна. Виберіть команду Створити>Завдання. Уведіть тему завдання, дату початку та завершення роботи над ним. Якщо завдання є повторюваним, клацніть кнопку Повторити і задайте відповідні параметри. Клацніть кнопку Зберегти й закрити.